荆州市人民政府办公室关于印发荆州市政府办公室公文处理规则的通知
荆政办发[2007]34号
荆州市人民政府办公室关于印发荆州市政府办公室公文处理规则的通知
各县、市、区人民政府，荆州开发区，市政府各部门：
市政府办公室修定的《荆州市政府办公室公文处理规则》，已经市政府常务会议审定同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。《荆州市人民政府办公室关于印发荆州市政府办公室公文运转规则的通知》（荆政办发[1999]72号）同时废止。
二OO七年六月十八日
荆州市政府办公室公文处理规则
第一章 总 则
第一条 为进一步提高市政府办公室公文处理水平，促进政府职能转变，加快效能政府建设步伐，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发［2000］23号）及《湖北省人民政府办公厅公文运转规则》（鄂政办发［1999］72号）等有关规定，对《荆州市人民政府办公室公文运转规则》（荆政办发［1999］72号）进行修定。
第二条 市政府办公室公文处理主要包括公文的接收、分办、办理、传批、签发、复核、缮印、分发、归档、销毁和清理等环节。
第三条 由文书科会同其他科室做好市政府办公室公文处理工作。各科室要互相协调，密切配合，切实做到公文处理及时、准确、安全、保密。
第二章 接 收
第四条 公文主送机关是市政府的由文书科接收。其他文件，由交换站按照《荆州市人民政府办公室关于市委人大政协及其办公室和部门文件办理责任单位的通知》（荆政办函［2005］59号）精神，以及文件内容所对应的科室分流。
第三章 分 办
第五条 阅件。
（一）上级机关（含国家、省级机关和荆州市以外的外地单位，下同）主送市政府的阅件（文件、机要件）由文书科登记后送分管公文的副秘书长阅批。急件应注明签收的具体时间。取送密码电报必须专人专车，凭保密员证到机要部门办理签收手续。注明“亲收”或“绝密”的电报，必须由收电人或收电人指定的人亲自启封签收。
（二）下级机关（县市区政府、荆州开发区和市直部门，下同）主送和抄送市政府的阅件，由承办科室分送市政府有关领导传阅，其中对市政府领导以前有批示的，承办科室应将批示复印件附后。
第六条 办件。下级机关报送市政府需要办理或审批的公文，文书科应及时进行登记并提出分办意见。分办原则：一般按照呈报单位对应的相关科室分流，县市区政府和荆州开发区管委会的公文按照内容分流，特殊情况按领导意见急事急办。对需要两个以上科室办理的，由文书科提出分办意见报分管公文的副秘书长同意后转至相关科室，分办意见中应对主办和协办科室予以明确。规定、细则、办法等规范性公文由市政府法制办负责办理，政策性文件由市政府研究室负责办理。
第七条 市政府领导收到需要审批的公文，除特别紧急的外，应转文书科按程序办理。特别紧急的未经文书科办理登记手续的，处理后应及时补办登记手续。
第八条 下级机关报送市委、市政府需要审批的公文，一般应由市委办公室办理。对市委办公室转市政府办公室办理的，由文书科按分办原则送有关科室办理。
第九条 承办科室如对公文分办有异议，应说明意见并及时送文书科商转其他科室承办；公文内容涉及两个或两个以上科室的，相关科室应积极配合。
第四章 请示、报告、意见办理
第十条 文书科对请示、报告、意见进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种、格式是否规范。对不应由本机关办理，内容不符合国家法律、法规及其他有关规定以及与公文规范要求不符的，应将其退回并说明理由。
第十一条 相关科室要认真阅读文书科转来的请示、报告、意见，就所反映的问题进行调查研究，弄清情况后，提出详细的拟办意见，并做好跟踪登记。拟办意见下方签署科室名和经办人姓名。
第十二条 领导对科室拟定的意见作出答复。同意或不同意某科室拟定的意见，不同意的签明新的办理意见。
第十三条 承办科室将领导签署的确定意见以适当方式回复来文单位。
（一） 文件批复（批转或转发）方式。请示事项领导同意实施，且需要编文号行文批复（批转或转发）归档长期保存的采用批复方式。承办科室送文书科按程序发文。
（二）来文回复方式。领导对请示事项有明确意见，回复意见单一，不需要编文号的采用来文回复方式。承办科室按照领导签批意见拟定来文回复，送分管领导签发后，用来文回复文头，编承办科室字号（例：荆政办秘一字[2007]1号），加盖承办科室印章下发。
（三）电话回复方式。相关科室将领导签批意见采用电话回复方式。相关科室在处理单上写明受话人的姓名、时间。
第十四条 领导批示内容承办科室应做好跟踪记载，及时传递。对办理完毕的原件（文件和处理单）保存至第三年后，经鉴定确认无保存价值方可按保密规定的要求销毁。
第十五条 请示、报告、意见无明确时限要求的应在5个工作日内回复，最迟不得超过10个工作日，“急件”按来文时限及时回复。确有困难不能按时完成的，由承办科室书面或口头简要回复来文单位。
第十六条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，承办科室要负责催办，对紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，避免造成遗误。
第十七条 下级机关报送市政府的请示、报告、意见属文书科受文范围。市直二级机关和市直企业不直接向市政府报送请示、报告，需要上报的应先报主管机关，由主管机关审查确定后，以主管机关名义上报市政府。
第五章 发 文 办 理
第十八条 部门和市政府办公室各科室受市政府领导（市长、副市长，秘书长、副秘书长，下同）委托起草公文代拟稿。部门和市政府办公室各科室的主要负责人为起草公文代拟稿的第一责任人，所对应的分管副秘书长为主要责任人。第一和主要责任人就其内容进行认真审核，涉及法律法规和规章的与市政府法制办会商，涉及出台新政策的与市政府研究室会商，涉及其他部门的征求其他部门意见，确定无误并签字后报其委托人审定。委托人审定确需发文的，在公文代拟稿的右上角签署“转文书科办文”。
第十九条 文书科根据委托人意见整理审核公文代拟稿。文书科主要负责人为公文代拟稿整理审核的第一责任人，分管公文工作的副秘书长为主要责任人。文书科整理审核后的公文代拟稿送分管公文工作的副秘书长把关，并提出送签意见。
第二十条 需要以党政两家名义联合发文的公文代拟稿，先按上述程序运转后，送市委办公室办文。
第二十一条 起草和整理审核公文代拟稿应注意做到如下几点：
（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。
（二）情况真实，观点明确，条理清楚，文字精炼，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；必须使用法定的计量单位；文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
（四）市政府文件中一般不要引用市政府领导个人的讲话，不得出现对地方党委或党委部门作指示、交任务的字句。
第二十二条 需要征求相关部门意见的公文代拟稿，相关部门和科室应及时传递，对相关部门提出的不同意见，应认真研究并积极采纳；对不能采纳的意见，承办科室应与其协商，力求意见一致。若意见仍难一致需市政府领导协调裁定的，承办科室要全面了解情况，提供有关背景材料，说明意见分歧，提出明确的倾向性建议，送相关副秘书长审核后呈送秘书长核报市政府领导审定。
第二十三条 政府部门在职权范围内的业务性工作需要行文的，由业务主管部门自行行文；涉及几个部门分管的具体业务工作，由有关部门联合行文；经市政府批准召开的政府职能部门工作会议，由其职能部门发会议通知，在通知的导语中冠明“经市政府同意”；向归口上级部门请示、报告工作，由部门直接行文上报。
第二十四条 领导小组等临时机构的会议纪要和需要行文的事宜，自行向各成员单位发文。
第二十五条 切实加强发文源头管理。
（一） 坚持“上行下效”的原则。上级以部门名义行文的，本级不以市政府或市政府办公室名义行文。
（二） 法律、法规及规章有明确规定的不再重复发文。
（三） 市政府领导同志在部门工作会议上的讲话一般不编发政府情况通报；在全市性工作会议上的讲话需编发政府情况通报的，必须经本人审核后印发。
（四）领导小组成员调整经市政府同意后，以领导小组名义发文。
（五）市政府专题会议一般不发会议纪要。
（六）凡部门发文或几个部门联合发文能够解决的问题（如专项活动方案），报经市政府同意后，以牵头部门名义或几个部门名义联合发文。
（七）贯彻落实上级文件精神，要结合实际提出贯彻落实意见，不得照抄照搬或转发上级文件，上级文件已下发到县级的，市政府没有新的政策或意见，不再发文。
（八）年度常规性的工作和已召开专门会议部署的工作，没有新的内容和实质性变化的按往年文件与会议精神执行，一般不重复发文。
（九）内容相近、体例相似、时效允许的公文尽可能合并发文。通过电话可以沟通和明确的事项不发文。
（十）凡部门（系统）职能范围内的先进表彰，以部门和市人事局名义联合发文。市级综合性和专项性先进表彰，以市政府和市政府办公室名义发文，但应严格控制受表彰的单位和个人数量，对涉及面广，影响面较大的表彰，集体和个人数量一般控制在50个（名）以内。
第二十六条 加快政府办公自动化建设，利用电子政务系统处理公文，努力向无纸化办公过渡。严格执行2006年《荆州市人民政府办公室关于严格控制市政府办公室文印经费的意见》。
第六章 传 批
第二十七条 上级公文原则上按照领导同志的排序依次由前向后送阅，下级公文原则上按照领导同志的排序依次由后向前送批。经领导批示的公文需有关地方、部门及个人落实的，承办科室要及时将批文复印件转有关地方、部门及个人承办落实，并做好登记。
第二十八条 领导同志阅批后的公文，应按“谁送交谁”的原则及时传递，以免泄密和丢失文件。
第二十九条 传批紧急公文时，应根据紧急程度在公文右上角加盖“急件”或“特急件”章，“特急件”须注明建议传批完毕的时限。下班后或节假日，除“特急件”、“急件”以外的公文原则上不要传批。
第七章 签 发
第三十条 根据地方组织法有关规定，市政府及市政府办公室公文签发权限如下：
（一）以市政府名义发布决定、命令和规范性文件，向市人民代表大会或市人大常务委员会提出议案、人事任免的公文，必须报市长签发。
（二）以市政府名义下发通告、通知、通报、意见以及批复，向省政府报送请示、报告、意见，经分管副市长审核后，报市长或常务副市长签发。以市政府名义致函不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准等，报分管副市长签发，其中重大问题报市长或常务副市长签发。
（三）以市政府办公室名义下发文件，应报有关副市长或市长审批后，由秘书长或分管副秘书长签发；以市政府办公室名义联系、商洽一般事务性工作的函件，由分管副秘书长签发。
（四）市政府常务会议纪要，一般由秘书长根据授权签发，必要时报市长或常务副市长签发。市政府专题会议必须印发会议纪要的，要经相关部门会签后由主持会议的市长、副市长、秘书长签发；会议议定事项超出主持会议副市长分管的范围，应经秘书长签署意见呈相关副市长审核后，报市长或常务副市长审定。
第八章 复核、印刷、分发
第三十一条 文书科对公文代拟稿进行最后复核。复核的主要内容是：文件的体例、格式是否完整、统一、规范；文种使用是否正确；行文规则和密级、分送范围是否恰当；是否符合《国家行政机关公文处理办法》、《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》等有关规定；传批手续是否完备等。复核确认无误后编号、送印。
第三十二条 文印室缮印公文，一般在接到文稿后第二天印毕，急件在接到文稿后24小时内印毕，特急件随到随印，确保印刷质量。
第三十三条 公文分发由交换站负责。交换站在接到公文后24小时内分发，特急件随到随发。按照有关规定，需上网公开的公文，由政府网站在24小时内上网。
第九章 归 档、销毁
第三十四条 市政府及市政府办公室各类发文的底稿、正本及相关的背景材料，市政府各种会议文件，市政府主要领导的手稿、讲话稿和其他有保存价值需要存档的文件等，都应送档案室立卷归档。
第三十五条 应归档的公文，于次年第一季度送档案室办理移交手续。需销毁的文件资料，按有关保密规定办理。
第十章 清 理
第三十六条 对市政府及市政府办公室印发的公文，每两年集中清理一次，对无效公文及时行文废止。规范性公文由法制办负责清理；政策性公文由研究室负责清理；其他公文由文书科负责清理。
