毕节地区行政公署办公室关于印发《毕节地区行政公署办公室会务工作细则》的通知

毕署办通〔2007〕34号

毕节地区行政公署办公室关于印发《毕节地区行政公署办公室会务工作细则》的通知



各县（自治县）、市人民政府，行署各部门、各直属机构：
现将《毕节地区行政公署办公室会务工作细则》印发你们，请遵照执行。


二OO七年三月十三日



毕节地区行政公署办公室会务工作细则

为进一步提高行署召开的各类会议的工作质量和服务水平，确保会议顺利进行和会议议定事项的贯彻落实。特制定本细则：
一、会议的原则范围及会议时间
行署会议包括：行署常务会议、专员办公会议、专题会议。行署常务会议原则上每季度下一个月的中旬召开或根据工作需要确定召开时间。专员办公会原则上每月第二、三、四周的每周星期一下午为例会时间，必要时可临时召开。行署专题会议根据工作需要确定开会时间。
二、会前工作
(一)会议议题的收集
1、行署常务会议。视会议内容收集议题。
2、专员办公会议。地直各部门如需提交专员办公会研究和审议的议题及其相关文本，务必于每周星期三下午16:00时前送交行署办秘书科。秘书科在收到各县、市人民政府、行署各部门报送的需提请专员办公会议研究和审议的议题后，抓紧分送有关科室对议题文本及时进行初核，如议题涉及到的部门是否有明确意见，是规划的是否经过专家评审；涉及全区性的，是否征求过县、市人民政府的意见；规范性文件是否经过法制办审查；涉及到申请项目的，要有发展改革、环境保护、国土资源等部门的意见；涉及到国有企业改革的，要有深改办、经贸、财政、国土资源等相关部门的意见；涉及到机构改革、人事、编制的，要有人事、编制部门的意见；涉及经费的，是否有财政部门的意见；涉及表彰奖励的，要有人事、纪检监察、人口计生部门的意见；该经过听证程序的，是否已经过听证；等等。议题涉及的主要部门要积极配合议题提出部门的工作，实事求是、认真负责地提出本部门对所涉议题的意见。于每周星期四上午12:00时前按规定按程序报专员和分管副专员、秘书长审批同意后，尽快将拟参加该议题的部门、汇报单位和审议材料进行完善，并于每周星期五上午12:00时前将会议材料文本送出席会议人员和发相关部门。每周三下午16:00时之后所送议题，除行署专员特批件外，原则上安排到下一次专员办公会议研究。
凡专员办公会议讨论报地委审定的议题，议题单位必须按会议讨论的意见，完善相关手续后，于星期二上午12:00时前送交行署办秘书科，以便呈报地委
3、行署专题会议。行署专题会议由行署专员、副专员、专员助理或其委托的秘书长、副秘书长召集和主持。议题由主持人确定。
(二)会议议题的准备和要求
1、各县、市政府和行署各部门请示问题，凡属主管部门的工作，应直接请示有关主管部门；对涉及几个部门的，主管部门要主动与相关部门协商处理。协商处理不了的，由主管部门提出意见报行署办，行署办秘书科按规定按程序办理。凡能经专员办公会议确定的事项，不提请行署常务会议审定。对提交行署讨论、决定的问题，应先提出可供决策的具体建议或方案。
2、各县、市人民政府、行署各部门报送的需提请专员办公会议研究、审议的公文，有关科室要严格按照议题审核要求对文本内容认真审核。经初步审核，属未履行有关程序或不成熟的议题，一律不提交行署会议讨论，由有关科室将文件退回呈文单位按规定完善成熟后重新上报。
3、有关科室收到专员或专员委托的会议主持人签批上会研究和审议的公文后，应及时通知公文呈报部门按会议要求准备审议材料（专员办公会议材料30份为基数，每增加1个参会单位，加1份；专题会议材料视参加会议人数确定）。并将领导的批示原件、拟参加该议题讨论的部门（专员办公会原则上不得要求各县、市长参加，确需参加的，须经会议主持人批准）、汇报单位和审议材料等一并于每周星期四下午17:00时前送交行署办公室秘书科，以确保秘书科于每周星期五上午12:00时前将会议材料送出席会议领导和发列席会议部门。   
4、秘书科收到议题后，应认真审核以下内容：一是领导批示是否齐备；二是材料是否齐全。对于领导签批未完、相关部门征求意见不全、协调不充分的，退回有关部门，待补齐相关材料后再安排上会。
5、议题安排。专员办公会议按照上会文件轻重缓急程度和来文时间顺序，  由秘书科分别拟制《会议议题处理笺》经秘书长签报专员或专员委托的会议主持人审签。每次会议议题原则上控制在8-10个，本次会议未安排完的议题，延至下一次会议安排。《会议议题处理笺》内容包括：时间、地点、主持人、议题、汇报单位、汇报人、参会单位、呈报意见、领导审批意见。
6、会议文件准备。秘书科应在会议前两天将会议文件报送出席或列席会议的领导，并通知参会单位提前领取相关文件材料。
7、会议通知。《会议议题处理笺》经会议主持人批准同意后，秘书科应及时通知参会单位及有关科室落实出席、列席会议的领导。
参加会议的人员会前应熟悉议题内容，研究相关问题，作好发言准备。
(三)会场布置
1、环境布置。会议时间确定后，信息中心、秘书科和有关科室人员、会议室管理人员按要求布置会场。
2、摆放座席牌。会场座席牌由秘书科视出席、列席领导和参会单位情况摆放。
3、告之供电部门和行政科，确保会议正常用电，告之有关科室，共同为开好会议尽好责、服好务。
三、会间工作
(一)会议签到。会议签到席根据情况设在会场内或候会室，由秘书科工作人员负责，签到完毕由工作人员引导参会人员入场就座。会议工作人员要及时清点参会人数，并在会议开始前向主持人报告参会人员到会情况。
(二)安排候会。专员办公会议实行候会制度。候会人员要在本部门议题时间前30分钟到候会室候会。  
(三)会议记录与录音。由秘书科、综合科共同负责会议记录；会议室服务人员负责会议的全程录音。录音带由综合科统一保存。
(四)会场要求。参会人员必须准时到会，不得中途退席，遇有特殊情况须经会议主持人同意；迟到者在迟到席就座；会场内禁止吸烟、禁止接拨手机；未通知参会的人员，不得进入会场听会或传递文件；遇有特殊情况需传递文件或汇报工作的，由会议工作人员负责与参会领导联系。
四、会后工作
(一)撰写会议纪要。行署常务会议、专员办公会议的会议纪要由综合科负责起草，经有关副秘书长和秘书长核稿后，报会议主持人审签。专题办公会议纪要，由相关科室负责起草，经有关副秘书长审核后，报参会主持人审签。会议纪要原则上在会后三日内发出。
（二）办理议定事项
1、会议研究确定的事项，需提请地委审定的议题，如需修改的，由文件起草部门按会议讨论意见修改并报经分管副专员审定后及时送交行署办公室秘书科。秘书科要及时与地委办公室联系，并以行署党组的名义拟写呈报议题的请示，经行署秘书长报行署党组书记或副书记审签后报地委。急办请示事项必须在专员办公会议结束1日内报地委。
2、会议确定的事项，需行文上报、发文贯彻执行或批复答复有关请示事项的，由有关科室按会议讨论意见修改后，按公文审批程序处理。
3、会议决定的事项，有关部门要认真抓好贯彻落实，并保质保量按时完成任务。行署办有关科、室，行署督查室要加强督查督办，以保落实见效。